Informationsmanagement – Wikipedia

Informationsmanagement (ICH BIN) betrifft einen Zyklus organisatorischer Aktivitäten: den Erwerb von Informationen aus einer oder mehreren Quellen, die Verwahrung und Verteilung dieser Informationen an diejenigen, die sie benötigen, und ihre endgültige Disposition durch Archivierung oder Löschung.

An diesem Zyklus der Informationsorganisation sind verschiedene Interessengruppen beteiligt, einschließlich derer, die für die Sicherstellung der Qualität, Zugänglichkeit und Nützlichkeit der erfassten Informationen verantwortlich sind. diejenigen, die für die sichere Lagerung verantwortlich sind und Verfügung;; und diejenigen, die es für die Entscheidungsfindung brauchen. Stakeholder haben möglicherweise das Recht, Informationen gemäß den Richtlinien für das Management organisatorischer Informationen zu erstellen, zu ändern, zu verteilen oder zu löschen.

Das Informationsmanagement umfasst alle allgemeinen Konzepte des Managements, einschließlich der Planung, Organisation, Strukturierung, Verarbeitung, Steuerung, Bewertung und Berichterstattung von Informationsaktivitäten, die alle erforderlich sind, um die Anforderungen von Personen mit organisatorischen Rollen oder Funktionen zu erfüllen, die davon abhängen Information. Diese generischen Konzepte ermöglichen es, die Informationen dem Publikum oder der richtigen Personengruppe zu präsentieren. Nachdem Einzelpersonen in der Lage sind, diese Informationen zu nutzen, gewinnt sie an Wert.

Informationsmanagement ist eng mit dem Management von verbunden und überschneidet sich mit diesem Daten, Systeme, Technologie, Prozesse und – wenn die Verfügbarkeit von Informationen für den Unternehmenserfolg entscheidend ist – Strategie. Diese breite Sicht auf den Bereich des Informationsmanagements steht im Gegensatz zu der früheren, traditionelleren Sichtweise, dass der Lebenszyklus der Informationsverwaltung eine betriebliche Angelegenheit ist, die spezifische Verfahren, organisatorische Fähigkeiten und Standards erfordert, die Informationen als Produkt oder Dienstleistung behandeln.

Geschichte[edit]

Neue Ideen aus dem Datenmanagement[edit]

In den 1970er Jahren ging es bei der Verwaltung von Informationen hauptsächlich um Fragen, die näher an der heutigen Datenverwaltung liegen: Lochkarten, Magnetbänder und andere Aufzeichnungsmedien, die einen Lebenszyklus solcher Formate umfassen, die Erstellung, Verteilung, Sicherung, Wartung und Entsorgung erfordern . Zu dieser Zeit wurde das enorme Potenzial der Informationstechnologie erkannt: Zum Beispiel ein einzelner Chip, auf dem ein ganzes Buch gespeichert ist, oder E-Mail-Nachrichten, die sofort um die Welt transportiert werden – bemerkenswerte Ideen zu dieser Zeit.[1] Mit der Verbreitung der Informationstechnologie und der zunehmenden Reichweite von Informationssystemen in den 1980er und 1990er Jahren[2] Das Informationsmanagement nahm eine neue Form an. Fortschrittliche Unternehmen wie British Petroleum haben das Vokabular des damaligen “IT-Managements” so verändert, dass aus “Systemanalysten” “Geschäftsanalysten”, aus “Monopolversorgung” eine Mischung aus “Insourcing” und “Outsourcing” und der großen IT wurde Die Funktion wurde in „schlanke Teams“ umgewandelt, die eine gewisse Agilität in den Prozessen ermöglichten, die Informationen zum Nutzen des Unternehmens nutzen.[3] Der Umfang des Interesses der Geschäftsleitung an Informationen bei British Petroleum erstreckte sich von der Wertschöpfung durch verbesserte Geschäftsprozesse, die auf einem effektiven Informationsmanagement beruhten und die Implementierung geeigneter Informationssysteme (oder „Anwendungen“) ermöglichten, die auf einer IT-Infrastruktur betrieben wurden wurde ausgelagert.[3] Auf diese Weise war Informationsmanagement keine einfache Aufgabe mehr, die von jedem ausgeführt werden konnte, der nichts anderes zu tun hatte. Es wurde sehr strategisch und eine Angelegenheit für die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung. Ein Verständnis der beteiligten Technologien, die Fähigkeit, Informationssystemprojekte und Geschäftsveränderungen gut zu verwalten, und die Bereitschaft, Technologie und Geschäftsstrategien aufeinander abzustimmen, wurden notwendig.[4]

Positionieren des Informationsmanagements im Gesamtbild[edit]

In der Übergangszeit vor der strategischen Sichtweise des Informationsmanagements war Venkatraman (ein starker Befürworter dieses Übergangs und dieser Transformation)[5] bot eine einfache Anordnung von Ideen an, die das Management von Daten, Informationen und Wissen kurz zusammenfasste (siehe Abbildung)) und argumentierte, dass:

  • Daten, die in der IT-Infrastruktur gepflegt werden, müssen sein interpretiert um Informationen zu rendern.
  • Die Informationen in unseren Informationssystemen müssen sein verstanden um als Wissen aufzutreten.
  • Wissen ermöglicht es Managern effektive Entscheidungen treffen.
  • Effektive Entscheidungen müssen dazu führen geeignete Maßnahmen.
  • Es wird erwartet, dass geeignete Maßnahmen ergriffen werden aussagekräftige Ergebnisse.

Dieses einfache Modell fasst eine Präsentation von Venkatraman aus dem Jahr 1996 zusammen, wie von Ward und Peppard (2002, Seite 207) berichtet.[4]

Dies wird oft als DIKAR-Modell bezeichnet: Daten, Informationen, Wissen, Aktion und Ergebnis,[6] Es gibt einen starken Hinweis auf die Ebenen, die bei der Abstimmung von Technologie- und Organisationsstrategien eine Rolle spielen, und kann als entscheidender Moment für die Änderung der Einstellungen zum Informationsmanagement angesehen werden. Die Erkenntnis, dass Informationsmanagement eine Investition ist, die aussagekräftige Ergebnisse liefern muss, ist für alle modernen Unternehmen wichtig, deren Erfolg von Informationen und guten Entscheidungen abhängt.[7]

Theoretischer Hintergrund[edit]

Verhaltens- und Organisationstheorien[edit]

Es wird allgemein angenommen, dass ein gutes Informationsmanagement für das reibungslose Funktionieren von Organisationen von entscheidender Bedeutung ist, und obwohl es keine allgemein anerkannte Theorie des Informationsmanagements gibt an sichVerhaltens- und Organisationstheorien helfen. Nach der verhaltenswissenschaftlichen Managementtheorie, die hauptsächlich an der Carnegie Mellon University entwickelt und von March und Simon prominent unterstützt wurde,[8] Das meiste, was in modernen Organisationen geschieht, ist der Umgang mit Informationen und die Entscheidungsfindung. Ein entscheidender Faktor beim Umgang mit Informationen und bei der Entscheidungsfindung ist die Fähigkeit einer Person, Informationen zu verarbeiten und Entscheidungen unter Einschränkungen zu treffen, die sich aus dem Kontext ergeben können: das Alter einer Person, die Komplexität der Situation oder ein Mangel an erforderlicher Qualität der vorliegenden Informationen – All dies wird durch den raschen Fortschritt der Technologie und die neuen Arten von Systemen, die sie ermöglicht, noch verschärft, zumal das Social Web zu einem Phänomen wird, das Unternehmen nicht ignorieren können. Und doch, lange bevor die Bedeutung des Informationsmanagements in Organisationen allgemein anerkannt wurde, haben March und Simon [8] argumentierte, dass Organisationen als kooperative Systeme mit einem hohen Maß an Informationsverarbeitung und einem enormen Entscheidungsbedarf auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden müssen. Anstatt das Modell des “Wirtschaftsmenschen” zu verwenden, wie es in der klassischen Theorie vertreten wird [9] Sie schlugen als Alternative “Verwaltungsmann” vor, basierend auf ihrer Argumentation über die kognitiven Grenzen der Rationalität. Darüber hinaus schlugen sie den Begriff der Befriedigung vor, bei dem nach verfügbaren Alternativen gesucht wird, bis eine Akzeptanzschwelle erreicht ist – eine weitere Idee, die immer noch aktuell ist.[10]

Wirtschaftstheorie[edit]

Neben den von March und Simon genannten organisatorischen Faktoren gibt es weitere Probleme, die sich aus der wirtschaftlichen und ökologischen Dynamik ergeben. Das Sammeln und Auswerten der für eine Entscheidung erforderlichen Informationen, einschließlich des Zeit- und Arbeitsaufwands, ist kostenpflichtig.[11] Die mit Informationsprozessen verbundenen Transaktionskosten können hoch sein. Insbesondere können festgelegte organisatorische Regeln und Verfahren verhindern, dass die am besten geeignete Entscheidung getroffen wird, was zu nicht optimalen Ergebnissen führt.[12][13] Dies ist ein Problem, das bei bürokratischen Organisationen, die aufgrund fest verankerter Einstellungen die Wirtschaft des strategischen Wandels verlieren, als großes Problem dargestellt wurde.[14]

Strategisches Informationsmanagement[edit]

Hintergrund[edit]

Laut der Carnegie Mellon School ist die Fähigkeit einer Organisation, Informationen zu verarbeiten, der Kern der Organisations- und Managementkompetenz, und die Strategien einer Organisation müssen darauf ausgelegt sein, die Fähigkeit zur Informationsverarbeitung zu verbessern [15] Als Informationssysteme, die diese Fähigkeit bereitstellen, formalisiert und automatisiert wurden, wurden die Kompetenzen auf vielen Ebenen streng getestet.[16] Es wurde erkannt, dass Organisationen in der Lage sein müssen, auf eine Weise zu lernen und sich anzupassen, die noch nie zuvor so offensichtlich war [17] und Wissenschaftler begannen, endgültige Arbeiten zum strategischen Management von Informationen und Informationssystemen zu organisieren und zu veröffentlichen.[4][18] Gleichzeitig die Ideen des Geschäftsprozessmanagements [19] und Wissensmanagement [20] Obwohl ein Großteil des optimistischen frühen Denkens über die Neugestaltung von Geschäftsprozessen seitdem in der Literatur zum Informationsmanagement diskreditiert wurde.[21] Im Bereich der strategischen Studien wird das Verständnis der Informationsumgebung als das Aggregat von Personen, Organisationen und Systemen, die Informationen sammeln, verarbeiten, verbreiten oder darauf reagieren, als oberste Priorität angesehen. Diese Umgebung besteht aus drei miteinander verbundenen Dimensionen, die kontinuierlich mit Einzelpersonen, Organisationen und Systemen interagieren. Diese Dimensionen sind physisch, informativ und kognitiv.[22]

Abstimmung von Technologie und Geschäftsstrategie auf Informationsmanagement[edit]

Venkatraman bietet einen einfachen Überblick über die erforderlichen Funktionen einer Organisation, die Informationen gut verwalten möchte – das DIKAR-Modell (siehe oben). Er arbeitete auch mit anderen zusammen, um zu verstehen, wie Technologie und Geschäftsstrategien angemessen aufeinander abgestimmt werden können, um bestimmte Fähigkeiten zu identifizieren, die benötigt werden.[23] Diese Arbeit wurde von anderen Schriftstellern in der Welt der Beratung parallelisiert,[24] trainieren [25] und Wissenschaft.[26]

Ein zeitgemäßes Portfoliomodell zur Information[edit]

Bytheway hat grundlegende Tools und Techniken für das Informationsmanagement in einem einzigen Band gesammelt und organisiert.[7] Im Zentrum seiner Sicht des Informationsmanagements steht ein Portfoliomodell, das das wachsende Interesse an externen Informationsquellen und die Notwendigkeit berücksichtigt, unstrukturierte externe Informationen so zu organisieren, dass sie nützlich sind (siehe Abbildung).

Dieses Portfoliomodell organisiert Fragen der internen und externen Beschaffung und Verwaltung von Informationen, die entweder strukturiert oder unstrukturiert sein können.

Ein solches Informationsportfolio zeigt, wie Informationen in vier Schritten gesammelt und sinnvoll organisiert werden können:

Stufe 1: Nutzung öffentlicher Informationen: Erkennen und Übernehmen gut strukturierter externer Referenzdatenschemata wie Postleitzahlen, Wetterdaten, GPS-Positionsdaten und Fahrpläne, die in der Personal-Computing-Presse veranschaulicht werden.[27]

Stufe 2: Kennzeichnen des Rauschens im World Wide Web: Verwenden Sie vorhandene Schemata wie Postleitzahlen und GPS-Daten oder typischer durch Hinzufügen von „Tags“ oder erstellen Sie eine formale Ontologie, die Struktur bietet. Shirky gibt einen Überblick über diese beiden Ansätze.[28]

Stufe 3: Sieben und Analysieren: In der ganzen Welt erstrecken sich die in der Entwicklung befindlichen verallgemeinerten Ontologien auf Hunderte von Entitäten und Hunderte von Beziehungen zwischen ihnen und bieten die Möglichkeit, aus großen Datenmengen Bedeutung zu gewinnen. Strukturierte Daten in Datenbanken funktionieren am besten, wenn diese Struktur ein übergeordnetes Informationsmodell widerspiegelt – eine Ontologie oder ein Entity-Relationship-Modell.[29]

Stufe 4: Strukturierung und Archivierung: Mit dem großen Datenvolumen, das aus Quellen wie dem Social Web und den im persönlichen Gesundheitsmanagement verwendeten Miniatur-Telemetriesystemen verfügbar ist, neue Möglichkeiten zum Archivieren und anschließenden Durchsuchen von Daten nach aussagekräftigen Informationen. Kartenreduzierungsmethoden, die aus der funktionalen Programmierung stammen, sind eine neuere Methode zum Abrufen von Informationen aus großen Archivdatensätzen, die für reguläre Unternehmen interessant wird, die über sehr große Datenressourcen verfügen, für die sie arbeiten müssen, für die jedoch erweiterte Multiprozessor-Ressourcen erforderlich sind.[30]

Kompetenzen, um Informationen gut zu verwalten[edit]

Der Wissensbestand des Informationsmanagements wurde 2004 im Internet verfügbar gemacht [31]

und soll zeigen, dass die erforderlichen Managementkompetenzen, um echte Vorteile aus einer Investition in Informationen zu ziehen, komplex und vielschichtig sind. Das Rahmenmodell, das die Grundlage für das Verständnis von Kompetenzen bildet, umfasst sechs Wissensbereiche und vier Prozessbereiche:

Dieser Rahmen bildet die Grundlage für die Organisation des 2004 erstmals zur Verfügung gestellten “Information Management Body of Knowledge”. Diese Version wurde durch die Hinzufügung von “Business Information” im Jahr 2014 angepasst.
Die Wissensbereiche des Informationsmanagements

Das IMBOK basiert auf dem Argument, dass es sechs Bereiche mit erforderlicher Managementkompetenz gibt, von denen zwei („Geschäftsprozessmanagement“ und „Geschäftsinformationsmanagement“) sehr eng miteinander verbunden sind.[32]

  • Informationstechnologie: Das Tempo des Technologiewandels und der Druck, ständig die neuesten technologischen Produkte zu erwerben, können die Stabilität der Infrastruktur, die Systeme unterstützt, untergraben und dadurch Geschäftsprozesse optimieren und Vorteile bringen. Es ist notwendig, die „Angebotsseite“ zu verwalten und zu erkennen, dass Technologie zunehmend zur Ware wird.[33]
  • Informationssystem: Während historisch gesehen Informationssysteme im eigenen Haus entwickelt wurden, ist es im Laufe der Jahre möglich geworden, die meisten Softwaresysteme, die ein Unternehmen benötigt, von der Softwarepaketindustrie zu erwerben. Es besteht jedoch immer noch das Potenzial für Wettbewerbsvorteile durch die Implementierung neuer Systemideen, die den strategischen Absichten von Organisationen entsprechen.[4]
  • Geschäftsprozesse und Geschäftsinformationen: Informationssysteme werden auf Geschäftsprozesse angewendet, um diese zu verbessern, und sie bringen Daten in das Geschäft, die als Geschäftsinformationen nützlich werden. Geschäftsprozessmanagement wird immer noch als relativ neue Idee angesehen, da es nicht allgemein angewendet wird und in vielen Fällen schwierig war. Geschäft Information Management ist noch mehr eine Herausforderung.[34][35]
  • Geschäftsvorteil: Was sind die Vorteile, die wir suchen? Es ist nicht nur notwendig, brutal ehrlich zu sein, worüber können erreicht werden, sondern auch die aktive Verwaltung und Bewertung der Leistungserbringung sicherzustellen. Seit der Entstehung und Popularisierung der Balanced Scorecard [36] Es gab großes Interesse am Business Performance Management, aber es wurden keine ernsthaften Anstrengungen unternommen, um das Business Performance Management mit den Vorteilen von Investitionen in die Informationstechnologie und der Einführung neuer Informationssysteme bis zur Jahrtausendwende in Verbindung zu bringen.[26]
  • Geschäftsstrategie: Obwohl die Strategie in den meisten Organisationen weit von den alltäglichen Problemen des Informationsmanagements in Organisationen entfernt ist, muss sie lediglich durch die Möglichkeiten der Informationstechnologie und der Informationssysteme informiert werden, um schlechte Leistungen anzugehen oder die Differenzierung und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Strategische Analysewerkzeuge wie die Wertschöpfungskette und die Analyse kritischer Erfolgsfaktoren hängen direkt von der richtigen Beachtung der Informationen ab, die verwaltet werden (oder verwaltet werden könnten) [4]
Die Informationsmanagementprozesse

Selbst bei voller Leistungsfähigkeit und Kompetenz in den sechs Wissensbereichen wird argumentiert, dass immer noch etwas schief gehen kann. Das Problem liegt in der Migration von Ideen und Informationsmanagementwerten von einem Kompetenzbereich in einen anderen. Fassen Sie zusammen, was Bytheway ausführlich erklärt (und unterstützt durch ausgewählte Sekundärreferenzen):[37]

  • Projekte: Informationstechnologie ist wertlos, bis sie zu Informationssystemen ausgebaut wird, die durch ein gutes Projektmanagement die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.[38]
  • Geschäftsänderung: Den besten Informationssystemen gelingt es, durch das Erreichen von Veränderungen in den Geschäftssystemen Vorteile zu erzielen, aber die Menschen schätzen Veränderungen nicht, die neue Anforderungen an ihre Fähigkeiten stellen, wie dies bei neuen Informationssystemen häufig der Fall ist. Entgegen den allgemeinen Erwartungen gibt es Hinweise darauf, dass der öffentliche Sektor mit durch Informationstechnologie ausgelösten Geschäftsveränderungen erfolgreich war.[39]
  • Geschäftsbetrieb: Wenn neue Systeme vorhanden sind, Geschäftsprozesse und Geschäftsinformationen verbessert werden und die Mitarbeiter endlich bereit und in der Lage sind, mit neuen Prozessen zu arbeiten, kann das Unternehmen seine Arbeit aufnehmen, selbst wenn neue Systeme weit über die Grenzen eines einzelnen Unternehmens hinausgehen.[40]
  • Leistungsmanagement: Bei Investitionen geht es nicht mehr nur um finanzielle Ergebnisse. Der finanzielle Erfolg muss mit interner Effizienz, Kundenzufriedenheit sowie organisatorischem Lernen und Entwickeln in Einklang gebracht werden.[36]

Zusammenfassung[edit]

Es gibt immer viele Möglichkeiten, ein Unternehmen zu sehen, und der Standpunkt des Informationsmanagements ist nur eine Möglichkeit. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass auch andere Bereiche der Geschäftstätigkeit zur Strategie beitragen werden – nicht nur ein gutes Informationsmanagement bringt ein Unternehmen voran. Corporate Governance, Personalmanagement, Produktentwicklung und Marketing werden auf strategische Weise eine wichtige Rolle spielen, und wir dürfen nicht nur einen Tätigkeitsbereich als einzige Quelle für strategischen Erfolg betrachten. Auf der anderen Seite hängen Corporate Governance, Personalmanagement, Produktentwicklung und Marketing von einem effektiven Informationsmanagement ab, und so kann letztendlich von unserer Kompetenz gesprochen werden, Informationen auf der hier angebotenen breiten Basis gut zu verwalten überwiegen.

Operationalisierung des Informationsmanagements[edit]

Erforderliche Änderungen verwalten[edit]

Unternehmen sind auf operativer Ebene häufig mit vielen Herausforderungen und Problemen des Informationsmanagements konfrontiert, insbesondere wenn organisatorische Änderungen hervorgerufen werden. Die Neuheit neuer Systemarchitekturen und die mangelnde Erfahrung mit neuen Stilen des Informationsmanagements erfordern ein Niveau des organisatorischen Änderungsmanagements, das bekanntermaßen schwer zu realisieren ist. Infolge einer allgemeinen organisatorischen Zurückhaltung bei Änderungen, um neue Formen des Informationsmanagements zu ermöglichen, kann es (zum Beispiel) zu einem Mangel an erforderlichen Ressourcen, einem Versäumnis, neue Informationsklassen und die neuen Verfahren, die sie verwenden, zu erkennen, führen. Ein Mangel an Unterstützung durch die Geschäftsleitung führt zu einem Verlust der strategischen Vision und sogar zu politischen Manövern, die den Betrieb der gesamten Organisation untergraben.[41] Die Einführung neuer Formen des Informationsmanagements sollte jedoch normalerweise zu betrieblichen Vorteilen führen.

Das frühe Werk von Galbraith[edit]

In einer frühen Arbeit hat Jay Galbraith unter Berücksichtigung der Informationsverarbeitung des Organisationsdesigns fünf taktische Bereiche identifiziert, um die Informationsverarbeitungskapazität zu erhöhen und den Bedarf an Informationsverarbeitung zu verringern.[42]

  • Entwicklung, Implementierung und Überwachung aller Aspekte der „Umgebung“ einer Organisation.
  • Schaffung von Ressourcen, um die Belastung der gesamten Ressourcenhierarchie zu verringern und die Informationsverarbeitung im Zusammenhang mit Überlastung zu verringern.
  • Erstellen von eigenständigen Aufgaben mit definierten Grenzen, die einen ordnungsgemäßen Abschluss erzielen können, und mit allen verfügbaren Ressourcen, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind.
  • Erkennen von lateralen Beziehungen, die sich über funktionale Einheiten erstrecken, um die Entscheidungskraft auf den Prozess zu verlagern, anstatt ihn innerhalb der Hierarchie zu fragmentieren.
  • Investition in vertikale Informationssysteme, die Informationsflüsse für eine bestimmte Aufgabe (oder einen Satz von Aufgaben) gemäß der angewandten Geschäftslogik weiterleiten.

Die Matrixorganisation[edit]

Das Konzept der lateralen Beziehungen führt zu einer Organisationsform, die sich von der einfachen Hierarchie, der „Matrixorganisation“, unterscheidet. Dies vereint die vertikale (hierarchische) Ansicht einer Organisation und die horizontale (Produkt- oder Projekt-) Ansicht der Arbeit, die sie für die Außenwelt sichtbar macht. Die Schaffung einer Matrixorganisation ist eine Antwort des Managements auf eine anhaltende Fluidität der externen Nachfrage, wobei vielfältige und falsche Reaktionen auf episodische Anforderungen vermieden werden, die in der Regel individuell behandelt werden.

Siehe auch[edit]

Verweise[edit]

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Externe Links[edit]