Suchhilfe – Wikipedia

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EIN Hilfe findenist im Kontext der Archivwissenschaft ein Tool, das detaillierte, indizierte und verarbeitete Informationen zu einer bestimmten Sammlung von Datensätzen in einem Archiv enthält. Suchhilfen bestehen häufig aus einem dokumentarischen Inventar und einer Beschreibung der Materialien, ihrer Quelle und ihrer Struktur.[1] Die Suchhilfe für eine Sammlung wird normalerweise von der Herkunfts-, Herkunfts- oder Herkunftseinheit der Sammlung oder von einem Archivar oder Bibliothekar während der Archivverarbeitung zusammengestellt. Die Suchhilfe dient dazu, bestimmte Informationen innerhalb der Sammlung zu lokalisieren.[2] Die Suchhilfe kann dem Archivarchiv auch bei der Verwaltung seiner Materialien und Ressourcen helfen.[3]

Hauptlesesaal der Kongressbibliothek

Suchhilfen werden verwendet, um Informationsexperten und Forschern dabei zu helfen, Materialien in einem Archiv zu finden[4]
Der Kartenkatalog in der Library of Congress

Der Kartenkatalog in der Library of Congress

Die Geschichte der Suchhilfen spiegelt die Geschichte der Information wider. Die alten Sumerer hatten ihre eigenen Indexsysteme, um bürokratische und administrative Aufzeichnungen zu lokalisieren.[5] Hilfsmittel im 19. und 20. Jahrhundert waren Papierdokumente wie Listen oder Karteikarten. Im 21. Jahrhundert können sie in elektronischen Formaten wie Tabellenkalkulationen oder Datenbanken erstellt werden. Das in den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Australien und anderen Ländern weit verbreitete maschinenlesbare Standardformat für Suchhilfen für Manuskriptsammlungen ist Encoded Archival Description.[6]

Überblick[edit]

Suchhilfen sind ein zentrales Werkzeug für die Interaktion von Benutzern und Archivaren mit Archivsammlungen. Freund und Toms stellen fest, dass Suchhilfen aufgrund des Druckcharakters der meisten historischen Materialien das bevorzugte Mittel zur Vermittlung von Benutzern mit einer Sammlung wurden. Sie erklären weiter, dass die Suchhilfe in diesem druckbasierten Formular eine einzelne Sammlung oder Anordnung aus einer ähnlichen Herkunft beschreiben soll.[7] Clayton McGehee argumentiert, dass die Suchhilfe von Archivaren und Aufbewahrungsorten als Mittel zur Organisation ihrer Sammlungen bevorzugt wurde, weil sie damit die von ihnen gehaltenen Gegenstände intellektuell und physisch kontrollieren konnten. Archivare konnten Materialien erwerben, deaktivieren, redigieren und neu organisieren. Die Suchhilfen könnten diese Änderungen an der Sammlung widerspiegeln, aber auch, dass nur die Archivare über diese Änderungen an der Sammlung Bescheid wissen würden. Auf Papier basierende Sammlungen mit Suchhilfen stellten sicher, dass sich die Kunden auf den Archivar verlassen mussten, um Materialien zu finden und zu nutzen.[8]

Der Inhalt einer Suchhilfe kann je nach Art des beschriebenen Materials unterschiedlich sein. In der Regel enthält eine Suchhilfe eine Beschreibung des Umfangs der Sammlung, biografische und historische Informationen zur Sammlung sowie Einschränkungen bei der Verwendung oder dem Zugang zu den Materialien.[2] Suchhilfen können detaillierte Inventare sein, in denen Inhalte aufgelistet sind. Sie können auch Themenüberschriften enthalten, die aus LCSH, AAT oder einem anderen kontrollierten Vokabular stammen, und können auf verwandte Sammlungen in anderen Repositories verweisen. Die für die Suche nach Hilfsmitteln wesentlichen Datenelemente werden vom Internationalen Archivrat festgelegt[9] in der General International Standard Archival Description (ISAD (G)).[10] Es gibt verschiedene nationale Implementierungen von ISAD (G), wie z Beschreiben von Archiven: Ein Inhaltsstandard, in den USA verwendet.

Schaffung[edit]

Der Prozess der Erstellung einer Suchhilfe beginnt häufig mit der Archivbeschreibung. Beispielsweise erfordert die codierte Archivbeschreibung eine grundlegende Beschreibung der Sammlung, eine Liste kontrollierter Vokabeln, Verwaltungsinformationen, biografische Informationen, Umfang und Inhalt, Anordnung, Beschreibung der Komponenten und andere beschreibende Daten.[11] In Ermangelung eines universellen Standards für die Suche nach Hilfsmitteln[12] Diese Elemente werden häufig als Grundlage verwendet.

Komponenten[edit]

Das Grundlegende Beschreibung, Sammlungsübersicht, oder Zusammenfassungsinformationen ist normalerweise der erste Abschnitt einer Suchhilfe, der Informationen über den Ersteller der Sammlung, den physischen Platz, den die Sammlung im Archiv einnimmt, sowie den Datumsbereich und eine Zusammenfassung ihrer Dokumente enthält.[13] EIN Biografische / historische Anmerkung beschreibt eine Sammlung aus der Perspektive des Zeitraums, in dem sie erstellt wurde, und liefert Hintergrundinformationen zu einer Person oder Organisation. Es kann auch die Geschichte der Sammlung beschreiben. Das Umfang und Inhalt note erläutert kurz die Herkunft der Sammlung, ihre Anordnung und ihren Datumsbereich sowie allgemein die Art der darin enthaltenen Materialien – Briefe, Berichte, Fotos, Audio / Video usw.

Das Zugang und Nutzung Abschnitt, der Informationen zur Verwendung der Sammlung enthält, z. B. Zugriffsbedingungen und Einschränkungen. Zu den Nutzungsproblemen, die sich auf Forscher auswirken können, gehören Spendervereinbarungen, die den Zugang einschränken, Copyright-Informationen, die Eigentumsgeschichte der Sammlung, zusätzliche Formate der Sammlung und die Annahme von Ergänzungen durch die Sammlung. zusätzliche Information enthält Details zu verwandten Materialien, Sprache, Zitieranweisungen, Sponsoren und dem Datum der Verarbeitung. Suchbegriffe sind im Allgemeinen eine Liste von Themenüberschriften, persönlichen, Unternehmens- oder Familiennamen, geografischen Überschriften und Genrebegriffen, die sich auf den Inhalt der Sammlung beziehen.

Anordnung ist die Art und Weise, in der die Sammlung bestellt wurde (im Allgemeinen in Übereinstimmung mit der ursprünglichen Bestellung, soweit dies praktikabel ist). Hierarchische Anordnungsebenen bestehen typischerweise aus Gruppen aufnehmen enthält Serie, die wiederum Felder, Ordner und Elemente enthalten.[14]

Das Inhaltsangabe ist eine Liste der Materialien der Sammlung bis auf Box- und Ordnerebene.[15] Serienbeschreibungen mit dem Titel, den Daten der Berichterstattung und einer kurzen Beschreibung des Inhalts jeder Serie. Serienbeschreibungen können auch den Behälterbereich, eine Erklärung über die Art der Anordnung und einen Hinweis zu etwaigen Einschränkungen für jede Serie enthalten (z. B. ein Embargo für den öffentlichen Zugang für einen festgelegten Zeitraum aus Gründen der Vertraulichkeit).

Digitalisierung und Suchhilfen[edit]

Codierte Archivbeschreibung (EAD)[edit]

Die codierte Archivbeschreibung wurde 1998 für die Verwendung von Suchhilfen in einer Online-Umgebung erstellt. Seine Schaffung ermöglichte einen einheitlichen nationalen Standard in den USA für die Suche nach Hilfe-Terminologie.[16]

Candida Fenton schreibt: “EAD DTD (Encoded Archival Description Document Type Definition) ist ein nicht proprietärer Codierungsstandard, der die Struktur einer elektronischen Archivierungshilfe festlegt. Der Standard wurde als Reaktion auf die wachsende Rolle von Netzwerken beim Zugriff auf Informationen entwickelt, die Archivbestände beschreiben und um den Austausch von Datensätzen zwischen Repositorys zu ermöglichen. “[17]

Das hierarchische Format der EAD-Suchhilfen hat jedoch einige Kontroversen unter den Benutzern ausgelöst, da Archivare festgestellt haben, dass es die gleichen Verwirrungen hinsichtlich der Suchhilfen für Benutzer aufrechterhält.[18]

Benutzerinteraktion und Suchhilfen[edit]

Freund und Toms behaupteten, dass Sammlungen häufiger digital zugänglich werden. Von Archivaren kann nicht mehr erwartet werden, dass sie den Benutzern bei jedem Bedarf behilflich sind.[7] Clayton McGehee äußerte sich besorgt über die mangelnde Interaktion zwischen Suchhilfen verschiedener Bibliotheken und Repositories. Er argumentierte, dass Suchhilfen mit digitalen Bibliotheken interagieren müssen, um mit dem schnellen Austausch und der Verbreitung von Informationen in Kontakt zu bleiben. Laura Farley argumentierte, dass diese beiden Bedenken hinsichtlich der Geschwindigkeit des Informationswechsels und der Notwendigkeit der Anpassung durch Hinzufügen von Benutzeranmerkungen zu Online-Suchhilfen ergänzt werden könnten. Farley bemerkte auch, dass Benutzerbeiträge Archivaren helfen können, nützliche Elemente hervorzuheben, die in der vorhandenen Suchhilfe nicht angegeben sind. Sie kommt zu dem Schluss

Partizipative Online-Suchhilfen mit Benutzeranmerkungen sind für ein Repository jeder Größe und jedes Budgets möglich und führen zu umfassenderen Ressourcen für Benutzer und Archivare. Um Benutzer erfolgreich zu erreichen, müssen sich Archivare für neue Kooperationen mit verschiedenen Communitys öffnen die akademische Welt, die die Rolle der Rekord-Gatekeeper aufgibt und zur offenen Kommunikation mit den Benutzern einlädt.[19]

Siehe auch[edit]

  1. ^ “Suchhilfen für Archiv- und Manuskriptsammlungen | Seltene und Manuskriptsammlungen”. rar.library.cornell.edu. Abgerufen 2018-03-25.
  2. ^ ein b “Suchhilfe | Society of American Archivists”. www2.archivists.org. Abgerufen 2018-04-01.
  3. ^ “Suchhilfe | Society of American Archivists”. www2.archivists.org. Abgerufen 2019-04-15.
  4. ^ Highsmith, Carol M. (2009), Hauptlesesaal der Library of Congress im Thomas Jefferson-Gebäudeabgerufen 2019-04-20
  5. ^ “Entdecken Sie Suchhilfen!”. Bibliothek und Archiv Kanada Blog. 2012-02-28. Abgerufen 2018-04-01.
  6. ^ “Entwicklung der DTD (Encoded Archival Description DTD) (EAD Official Site, Library of Congress)”. www.loc.gov. Abgerufen 2018-04-01.
  7. ^ ein b Freund, Luanne; Toms, Elaine G. (April 2016). “Interaktion mit Archivierungshilfen: Interaktion mit Archivierungshilfen”. Zeitschrift der Vereinigung für Informationswissenschaft und Technologie. 67 (4): 994–1008. doi:10.1002 / asi.23436.
  8. ^ McGahee, Clayton (März 2018). “Spezielle Sammlungen für Benutzer zugänglich machen: Hilfsmittel finden”. Internationale Zeitschrift für rechtliche Informationen. 46 (1): 31–38. doi:10.1017 / jli.2018.2. ISSN 0731-1265.
  9. ^ “Internationaler Archivrat |”. www.ica.org. Abgerufen 2018-04-01.
  10. ^ “ISAD (G): Allgemeine internationale Standardarchivbeschreibung, zweite Ausgabe | Internationaler Archivrat”. 2010-08-18. Archiviert von das Original am 18.08.2010. Abgerufen 2018-04-01.
  11. ^ “Best Practices von LC EAD in der Library of Congress (Finding Aids)”. www.loc.gov. Abgerufen 2018-04-23.
  12. ^ “Standards für die Archivbeschreibung: Kapitel 5”. www.archivists.org. Abgerufen 2018-04-05.
  13. ^ Harmeyer, Neal. “Bibliotheksführer: Primärquellen in Archiven und Spezialsammlungen: Lesen einer Suchhilfe”. guides.lib.purdue.edu. Abgerufen 2018-04-19.
  14. ^ “Ebenen der Anordnung | Society of American Archivists”. www2.archivists.org. Abgerufen 2018-10-20.
  15. ^ Harmeyer, Neal. “Bibliotheksführer: Primärquellen in Archiven und Spezialsammlungen: Lesen einer Suchhilfe”. guides.lib.purdue.edu. Abgerufen 2018-04-05.
  16. ^ McGahee, Clayton (2018). “Benutzer spezielle Sammlungen zugänglich machen: Hilfsmittel finden”. Internationale Zeitschrift für rechtliche Informationen. 46 (1): 31–38. doi:10.1017 / jli.2018.2. ISSN 0731-1265.
  17. ^ Fenton, Candida (2010). “Verwendung von kontrolliertem Vokabular und Thesauri in britischen Online-Suchhilfen”. Zeitschrift der Gesellschaft der Archivare. 31 (2): 187–205. doi:10.1080 / 00379816.2010.506792. ISSN 0037-9816.
  18. ^ Scheir, Wendy (2006). “Erster Eintrag: Bericht über eine qualitative explorative Studie zur Benutzererfahrung von Anfängern mit Online-Suchhilfen”. Zeitschrift für Archivorganisation. 3 (4): 49–85. doi:10.1300 / j201v03n04_04. ISSN 1533-2748.
  19. ^ Farley, Laura (27.05.2015). Die partizipative Suchhilfe und der Archivar: Wie Benutzeranmerkungen die Rolle aller ändern. OCLC 913171735.

Externe Links[edit]


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