Dinge erledigen – Wikipedia

Buch von David Allen

Dinge erledigen ((GTD) ist eine Zeitmanagementmethode, die im gleichnamigen Buch beschrieben wird^[1] vom Produktivitätsberater David Allen.

Die GTD-Methode basiert auf der Idee, geplante Aufgaben und Projekte aus dem Kopf zu räumen, indem sie extern aufgezeichnet und dann in umsetzbare Arbeitselemente unterteilt werden. Auf diese Weise kann die Aufmerksamkeit darauf gerichtet werden, Maßnahmen für Aufgaben zu ergreifen, anstatt sie zurückzurufen.^[2]

Erstmals veröffentlicht im Jahr 2001, wurde 2015 eine überarbeitete Ausgabe des Buches veröffentlicht, um die Veränderungen in der Informationstechnologie während des letzten Jahrzehnts widerzuspiegeln.

Allen demonstriert zunächst die Stressreduzierung anhand der Methode mit der folgenden Übung, die sich auf eine Aufgabe konzentriert, deren Ergebnis unklar ist oder deren nächste Aktion nicht definiert ist. Allen nennt diese Stressquellen “offene Schleifen”, “unvollständig” oder “Zeug”.^[1]::13

1. Die nervigste, ablenkendste oder interessanteste Aufgabe wird ausgewählt und als “unvollständig” definiert.
2. Eine Beschreibung des erfolgreichen Ergebnisses der “unvollständigen” wird in einem Satz zusammen mit den Kriterien, nach denen die Aufgabe als erledigt betrachtet wird, niedergeschrieben.
3. Der nächste Schritt, der erforderlich ist, um die Aufgabe zu erledigen, wird aufgeschrieben.
4. Es wird eine Selbsteinschätzung der Emotionen vorgenommen, die nach Abschluss der Schritte dieses Prozesses auftreten.

Er behauptet, dass Stress reduziert und die Produktivität gesteigert werden kann, indem Erinnerungen an alles, woran Sie nicht arbeiten, in ein vertrauenswürdiges System außerhalb Ihres Geistes eingefügt werden. Auf diese Weise können Sie an der vorliegenden Aufgabe arbeiten, ohne von den “Unvollständigen” abgelenkt zu werden.^[1]::14 Für das System in GTD müssen die folgenden Tools leicht erreichbar sein:

• Ein Posteingang
• Ein Mülleimer
• Ein Ablagesystem für Referenzmaterial
• Mehrere Listen (siehe unten)
• Ein Kalender.

Diese Tools können je nach Bedarf physisch oder elektronisch sein (z. B. ein physisches “In” -Fach oder ein E-Mail-Posteingang).^[1]::88 Wenn dann “Zeug” in Ihr Leben kommt, wird es in diesen Tools erfasst und mit dem folgenden Workflow verarbeitet.^[1]::27

Arbeitsablauf[edit]

Logikbaumdiagramm, das den zweiten und dritten Schritt (Verarbeiten / Klären und Organisieren) des fünfstufigen Workflows “Getting Things Done” veranschaulicht.

Der GTD-Workflow besteht aus fünf Phasen: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Einbeziehen.^[3] (In der ersten Ausgabe wurden die Namen Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Planen und Ausführen verwendet. Die Beschreibungen der Phasen sind in beiden Ausgaben ähnlich.) Sobald das gesamte Material (“Zeug”) im Posteingang erfasst (oder gesammelt) ist,^[1]::106 Jeder Punkt wird geklärt^[1]::122 und organisiert^[1]::141 indem Sie nacheinander Fragen zu jedem Element stellen und beantworten, wie in den schwarzen Kästchen im Logikbaumdiagramm gezeigt. Infolgedessen landen Elemente an einem der acht ovalen Endpunkte im Diagramm:

• im Müll
• auf der irgendwann / vielleicht Liste
• in einem ordentlichen Referenzablagesystem
• auf einer Liste von Aufgaben, wobei das Ergebnis und die nächste Aktion definiert werden, wenn “unvollständig” ein “Projekt” ist (dh wenn zwei oder mehr Schritte erforderlich sind, um es abzuschließen)
• sofort abgeschlossen und abgehakt, wenn es in weniger als zwei Minuten abgeschlossen werden kann
• an eine andere Person delegiert und, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerung nachverfolgt wird, zu einer Warteliste hinzugefügt
• auf einer kontextbasierten Liste “Nächste Aktion”, wenn es nur einen Schritt gibt, um sie abzuschließen
• in Ihrem Kalender^[1]::27

Leeren Sie Ihren Posteingang oder Ihre Posteingänge täglich oder mindestens wöchentlich (“in” zum Leeren).^[1]::122 Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste. Legen Sie keine geklärten Elemente zurück in den Posteingang.^[1]::27 Das Leeren Ihres Posteingangs bedeutet nicht, alles zu beenden. Es bedeutet nur, die Schritte “Erfassen, Klären, Organisieren” auf alle Ihre “Sachen” anzuwenden.^[1]::27

Als nächstes erfolgt die Reflexion (in der ersten Ausgabe als Planung bezeichnet). Mehrstufige Projekte, die oben identifiziert wurden, erhalten ein gewünschtes Ergebnis und eine einzelne “nächste Aktion”.^[1]::191 Schließlich wird an einer Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste gearbeitet (“engagieren” in der 2. Ausgabe, “erledigen” in der 1. Ausgabe), sofern der Kalender nichts anderes vorschreibt. Sie wählen die Aufgabe aus, an der Sie als Nächstes arbeiten möchten, indem Sie berücksichtigen, wo Sie sich befinden (dh den “Kontext”, z. B. zu Hause, bei der Arbeit, beim Einkaufen, am Telefon, an Ihrem Computer, mit einer bestimmten Person), die verfügbare Zeit und die Energie verfügbar und Priorität.^[1]::204

Implementierung[edit]

Weil sich Hardware und Software so schnell ändern, ist GTD bewusst technologieneutral. (Tatsächlich rät Allen den Leuten, mit einem papierbasierten System zu beginnen.^[4]) Viele Task-Management-Tools behaupten, die GTD-Methodik zu implementieren^[5] und Allen führt eine Liste einiger Technologien, die in GTD übernommen oder für GTD entwickelt wurden. Einige werden als “GTD-fähig” bezeichnet, was bedeutet, dass Allen am Design beteiligt war.^[6]

Perspektive[edit]

Allen betont zwei Schlüsselelemente von GTD – Steuerung und Perspektive. Der Workflow ist das Zentrum des Steuerungsaspekts. Das Ziel der Steuerungsprozesse in GTD ist es, alles außer der aktuellen Aufgabe aus Ihrem Kopf in dieses vertrauenswürdige System außerhalb Ihres Geistes zu bringen. Er leiht sich ein Gleichnis aus, das in den Kampfkünsten als “Geist wie Wasser” bezeichnet wird. Wenn ein kleiner Gegenstand in ein Wasserbecken geworfen wird, reagiert das Wasser angemessen mit einem kleinen Spritzer, gefolgt von Ruhe. Wenn ein großer Gegenstand ins Wasser geworfen wird, reagiert er wieder angemessen mit einem großen Spritzer, gefolgt von Ruhe. Das Gegenteil von “Geist wie Wasser” ist ein Geist, der niemals in den Ruhezustand zurückkehrt, sondern durch jede Eingabe ständig betont wird.^[1]::12 Mit einem vertrauenswürdigen System und “Geist wie Wasser” können Sie eine bessere Perspektive auf Ihr Leben haben. Allen empfiehlt die Reflexion auf sechs Ebenen, genannt “Horizons of Focus”:^{[1]::215–219}

• Horizont 5: Leben
• Horizont 4: Langzeitvisionen
• Horizont 3: 1-2 Jahresziele
• Horizont 2: Schwerpunkte und Verantwortlichkeit
• Horizont 1: Aktuelle Projekte
• Grund: Aktuelle Aktionen

Im Gegensatz zu einigen Theorien, die sich auf konzentrieren von oben nach unten Zielsetzung, GTD arbeitet in die entgegengesetzte Richtung. Allen argumentiert, dass es für Einzelpersonen oft schwierig ist, sich auf Gesamtziele zu konzentrieren, wenn sie die täglichen Aufgaben, denen sie sich häufig stellen müssen, nicht ausreichend kontrollieren können.^[1]::54 Durch die Entwicklung und Verwendung des vertrauenswürdigen Systems, das sich mit alltäglichen Eingaben befasst, kann eine Person mentalen Raum freigeben, um auf die nächste Ebene aufzusteigen.^{[citation needed]}

Allen empfiehlt, eine wöchentliche Überprüfung zu planen, die die verschiedenen Ebenen berücksichtigt. Die aus diesen Überprüfungen gewonnene Perspektive sollte die Prioritäten auf Projektebene bestimmen.^[1]::50 Prioritäten auf Projektebene bestimmen wiederum die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verpflichtungen, die während des Workflow-Prozesses gesammelt wurden. Bestimmen Sie während einer wöchentlichen Überprüfung den Kontext für die Aufgaben und setzen Sie jede Aufgabe in die entsprechende Liste. Ein Beispiel für die Gruppierung ähnlicher Aufgaben wäre das Erstellen einer Liste ausstehender Telefonanrufe oder der Aufgaben / Besorgungen, die beim Einkaufen ausgeführt werden müssen. Kontextlisten können durch die verfügbaren Tools oder durch die Anwesenheit von Einzelpersonen oder Gruppen definiert werden, für die Elemente diskutiert oder präsentiert werden müssen.^{[citation needed]}

Zusammenfassung[edit]

GTD basiert auf dem Speichern, Verfolgen und Abrufen von Informationen zu den zu erledigenden Aufgaben. Mentale Blockaden, denen wir begegnen, werden durch unzureichende Front-End-Planung verursacht. Dies bedeutet, im Voraus zu denken und eine Reihe von Maßnahmen zu generieren, die später ohne weitere Planung durchgeführt werden können. Das “Erinnerungssystem” des Geistes ist ineffizient und erinnert uns selten daran, was wir zu dem Zeitpunkt und an dem Ort tun müssen, an dem wir es tun können. Folglich fungieren die “nächsten Aktionen”, die im Kontext im “vertrauenswürdigen System” gespeichert sind, als externe Unterstützung, die sicherstellt, dass wir zur richtigen Zeit die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externen Erinnerungen beruht, kann dies als Anwendung der Theorien der verteilten Kognition oder des erweiterten Geistes angesehen werden.^[7]

Rezeption[edit]

Im Jahr 2005, Verdrahtet nannte GTD einen “neuen Kult für das Info-Zeitalter”,^[8] Beschreibung der Begeisterung für diese Methode bei Informationstechnologie- und Wissensarbeitern als eine Art Kultfolge. Allens Ideen wurden auch durch die bekannt gemacht Howard Stern Show (Stern verwies im Sommer 2012 täglich darauf) und das Internet, insbesondere über Blogs wie 43 Ordner,^[9]Lifehacker,^[10] und der einfache Dollar.^[11]

Im Jahr 2005 interviewte Ben Hammersley David Allen für Der Wächter Artikel mit dem Titel “Treffen Sie den Mann, der Ordnung in Ihr Universum bringen kann”,^[12] sagen: “Für mich, wie für die Hunderttausenden auf der ganzen Welt, die das Buch mit Feuer in den Augen in die Hände ihrer Freunde drücken, sind Allens Ideen nichts weniger als lebensverändernd.”

In 2007, Zeitmagazin namens Dinge erledigen das Selbsthilfe-Geschäftsbuch seiner Zeit.^[13]

In 2007, Verdrahtet lief ein weiterer Artikel über GTD und Allen,^[14] Ich zitiere ihn mit den Worten: “Die Funktionsweise eines Automatikgetriebes ist komplizierter als die eines Schaltgetriebes. Um ein komplexes Ereignis zu vereinfachen, benötigen Sie ein komplexes System.”

Ein Artikel in der Zeitschrift Langzeit-Planung von Francis Heylighen und Clément Vidal von der Freien Universität Brüssel zeigten “aktuelle Erkenntnisse in der Unterstützung von Psychologie und Kognitionswissenschaft und erweitern die Empfehlungen von GTD”.^[7]

Siehe auch[edit]

Verweise[edit]

Weiterführende Literatur[edit]

Externe Links[edit]